Offertes afdrukken

Sectie Uitvoer

Uitvoer

Printer

Als u dit veld aanvinkt, wordt naar de standaardprinter een offerte afgedrukt.

E-mail

Als u uw offerte per e-mail wilt sturen, kunt u deze optie aanvinken. U kunt een e-mailadres selecteren door te kiezen welke debiteur u de offerte wilt sturen: 

• Debiteur
• Afleverdebiteur
• Factuurdebiteur

Vervolgens wordt het e-mailadres eronder gevuld met het e-mailadres uit de sectie 'Contact' in het onderhoudscherm debiteuren. Alleen als deze niet gevuld is wordt het standaard e-mail adres van de debiteur overgenomen (sectie 'Algemeen'). Voor meer informatie, zie Wanneer wordt welk e-mail adres gebruikt?.

Printer

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u bij uitvoer de optie 'Printer' heeft geselecteerd. Hier kunt u de printer selecteren die u wilt gebruiken voor het definitief afdrukken van de offerte.

Onderwerp

Het is verplicht een onderwerp (subject) mee te geven aan de e-mail. Dit onderwerp bestaat uit de waarde die u hier invoert plus de waarde voor 'Uw referentie' van de offerte. Het complete onderwerp wordt in het grijze veld onder dit veld getoond.

Lange omschrijving
Tevens is het mogelijk een lange omschrijving in te voeren. De lange omschrijving wordt onderaan in het e-mailbericht getoond.

Er wordt tevens nog een afdrukopdracht naar de printer verstuurd.

Begeleidend schrijven

Dit veld is alleen aanwezig wanneer u in de documentinstellingen bij 'Bijlages opslaan als' de optie 'PDF' heeft geselecteerd en wanneer u niet met verzamellay-outs werkt. Dit veld is alleen van toepassing wanneer u bij 'Uitvoer' de optie 'E-mail' heeft geselecteerd. In dit veld kunt u de lay-out van het begeleidend schrijven koppelen dat als tekst in de e-mail wordt geplaatst. Standaard wordt het begeleidend schrijven gebruikt dat u aan de geselecteerde lay-out heeft gekoppeld. Wanneer u meerdere offertes heeft geselecteerd is dit veld alleen wijzigbaar wanneer u de optie 'Definieer lay-out' in de sectie 'Opties' aanvinkt.

Sectie Opties

Offertedatum

Een offerte is altijd aan een bepaalde periode in de tijd gebonden. De offertedatum die u hier ingeeft wordt afgedrukt op de offerte.

Definieer Layout

Deze optie is alleen beschikbaar wanneer u meerdere offertes heeft geselecteerd voor afdrukken. Indien u deze optie aanvinkt kunt u voor alle geselecteerde offertes een specifieke lay-out selecteren in het onderliggende veld Lay-out. Indien u deze optie niet aanvinkt zal de aan de relatie gekoppelde layout gebruikt worden. Is geen lay-out gekoppeld wordt de standaard lay-out gebruikt.

Lay-out / Verzamellay-out

Bij het veld 'Lay-out' kunt u de gewenste lay-out selecteren die u wilt gebruiken voor de afdruk. Deze lay-out kunt u aanmaken via de documentinstellingen. Wanneer u werkt met verzamellay-outs beschikt u hier over het veld 'Verzamellay-out' waar u een verzamellay-out kunt selecteren die u wilt gebruiken.

Aantal exemplaren

Hier kunt u een aantal opgeven. De offerte wordt nu zo vaak afgedrukt als u hier ingeeft.

Vrije tekstregel 1-3

Hier heeft u de mogelijkheid om vrije tekst aan de offerte toe te voegen. Let erop dat deze tekstregel ook op de lay-out staan, ander worden deze niet afgedrukt. Als u vrije tekstregels wilt toevoegen dient in de sectie 'Af te drukken' de optie 'Vrije tekstregels' zijn aangevinkt.

Sectie Af te drukken

Vrije tekstregels

Om vrije tekstregels te kunnen toevoegen, moet dit veld aangevinkt zijn.

Regels met aantal 0

Hiermee geeft u aan of u ook offerteregels met een hoeveelheid van 0 wilt afdrukken.

Niet afgestemde betalingen

Door deze optie aan te vinken wordt tegelijk met de offerte een overzicht afgedrukt met niet afgestemde betalingen van de betreffende debiteur. Hiermee heeft u de mogelijkheid om reeds ontvangen betalingen die u niet kunt plaatsen, ter informatie mee te sturen met de offerte.

Voorbeeld

Met deze knop kunt u een voorbeeldafdruk op het scherm krijgen, voordat u daadwerkelijk de offerte afdrukt. 

Start

Met deze knop wordt de offerte direct afgedrukt.

Sluiten

Met deze knop sluit u het afdrukscherm en keert u terug in het selectiescherm offertes.